Instructivo Básico de Capacitación al Personal de Bienes

 

Instructivo básico de capacitación al personal de bienes (inventarios) dirigido a la escuela Juan Tovar Guedez

 

La propuesta de capacitación está basada en proporcionar al personal encargado de implementar la guía (Gerentes y jefes de área), los conocimientos fundamentales que deben poseer para comprender en su totalidad el propósito de la misma. En primera instancia se deben dar a conocer los objetivos corporativos con el fin de que al momento de implementar la guía sepan enfocar la autoevaluación hacia aquellos factores de mayor relevancia para la empresa. Deberá complementarse, destacando la importancia y el impacto que tiene el proyecto sobre el futuro de esta Institución, de manera que se forme una concientización sobre el compromiso que estarán adquiriendo.

El propósito de este trabajo, es el de asegurar que personal responsable de llevar a cabo los inventarios recolecte la información requerida para el adecuado empleo y funcionamiento, mediante el uso correcto de los métodos y técnicas para su desenvolvimiento

 

Nuestro principal objetivo es Contribuir al fortalecimiento de la gestión administrativa escolar específicamente en el sistema de inventarios de la escuela Juan Tovar Guedez y de esta manera apoyar el desarrollo educativo del departamento a través de este fortalecimiento en materia de mobiliario y equipo

Comienzo de la materia Inventarios para la escuela Juan Tovar Guedez

 

El libro de inventarios: es un documento contable en el que cada centro educativo registra  con su valor todos los viene muebles con los que cuenta tanto al inicio como al final de cada año. El libro de inventarios debe estar autorizado por el  coordinador técnico administrativo o supervisor educativo de la escuela, o en ese caso por el director de dicha institución

Este libro estará bajo la responsabilidad del director con la supervisión constante del coordinador técnico administrativo, el secretario contador que este actualmente en el servicio a la institución

Este libro de inventario debe contener el registro de todos los bienes muebles no fungibles de la escuela, valorizados y separados en cuentas y o secciones que componen la escuela. Los bienes no fungibles son aquellos que no se deterioran rápidamente.

 

Bienes no fungibles:

Son todos aquellos cuya vida se estima en más de 5 años, es decir que se deterioran con menos facilidad entre estos pueden estar:

1. equipo de computación: impresoras, computador

2. mobiliario y equipo de oficina: escritorios mesas, sillas

3. herramientas

Entre otros

Los bienes fungibles

Son todos aquellos que pueden ser sustituidos fácilmente por otros de la misma especie calidad cantidad, estos bienes no se deben ingresar al libro de inventario, sino a un libro auxiliar  entre estos se pueden encontrar:

1. útiles de escritorio

2. memorias USB

3. Sacapuntas de metal o plástico, grapadora,

4. escobas entro otros artículos de limpieza

5. folletos, revistas, libros

Ingreso al libro de inventarios:

Toda adición de bienes no fungibles que represente un aumento al activo de la escuela y que ocurra dentó del año debe agregarse al libro de inventario. El registro debe de realizarse en el momento que ocurra la adquisición de los bienes. La adición o aumento de los activos de la escuela puede darse por: compra de un bien, donación o traspaso

a) por medio de compra directa la documentación necesaria seria:

* Acta de adquisición

* Factura de la compra del bien

* Característica y series del mobiliario y equipo a ingresar en los casos correspondientes

b) ingreso al libro inventario por donación o traspaso la documentación necesaria seria:
* acta de donación/traspaso

* Valor estimado

* Características y series del mobiliario y equipo a ingresar en los casos correspondientes

Bajas en el inventario

Las disminuciones o bajas de inventarios de la escuela pueden darse por: robo, mal estado, por destrucción o incineración, por traslado a otra dependencia del estado

Las escuelas pueden recibir, pero no realizar donaciones a entidades privadas. Aunque es posible realizar traspasos y donaciones a una entidad o escuela pública, lo más conveniente es asesorarse antes de realizar la operación para estar seguros si se puede proceder o no

Solicitud de baja por robo:

Los establecimientos educativos ante un incidente de tal naturaleza inmediatamente darán a conocer a las autoridades correspondientes para que den fe de tal acto delictivo

Los pasos iniciales para el trámite de baja por robo son:

Paso 1: denuncia

Paso 2: acta del hecho delictivo con características de los bienes sustraídos

Paso 3: certificación informado del resultado de la investigación(  6 meses después del hecho

Solicitud de baja por mal estado:

Paso 1: realización de acta con presencia de autoridades competentes

Paso 2: certificación del acta

Paso 3: certificación del inventario en cuanto a bienes solicitados para baja

Solicitud de baja por desastres naturales

Paso 1: denuncia

Paso 2: acta del hecho certificación de los bienes del inventario

Paso 3: certificación del MP informando resultado de la investigación (6 meses después)

Otros casos que podrían pasar son:

Perdidas faltantes extravíos bines fungibles, ingresados e libro de activos fijos, desastres naturales y casos no previstos

 

 

Realización del inventario físico:

El director del establecimiento deberá realizar el inventario físico correspondiente al finalizar el periodo fiscal, debido dejar constancia en el libro con fecha del 31 de diciembre del año cursado

 

Reporte de inventario

El director deberá entregar el formulario resumen del inventario, formulario detalle por cuenta debidamente firmado y sellado al coordinador técnico administrativo o supervisor educativo en la fecha que se establezca para que el remita al área del inventario el total de inventario de su jurisdicción

 

Ahora bien, hablemos un poco sobre los conceptos básicos de la contabilidad

La contabilidad es una ciencia que se basa en la coordinación y estructuración en libros y registros de la composición cualitativa y cuantitativa del patrimonio de los sujetos económicos, así como de las operaciones que modifican la estructura del mismo.

 

A partir de esta definición tenemos algunos conceptos por desarrollar:

1. Patrimonio: está compuesto por los bienes, derechos y obligaciones del sujeto económico. Se emplea esta expresión para referirse a la suma de los  aportes de los propietarios modificada por los resultados de operación de  la  empresa, es decir, es el capital social más la utilidad o menos la pérdida. 
2. Patrimonio neto: es la diferencia entre la suma de bienes y derechos menos las obligaciones.
3. Activo: está conformado por los bienes y derechos y el pasivo de la empresa, es decir, las obligaciones. Es el total de recursos de los que dispone la organización para realizar sus operaciones. Dicho total se forma con las aportaciones de los propietarios y con los recursos obtenidos en forma de préstamos de personas ajenas a la empresa. 
4. Pasivo: también llamado obligaciones, es el total de deuda contraída por la empresa. Representa las obligaciones que tiene la organización de pagar importes monetarios correspondientes a recursos obtenidos de personas ajenas.
5. Estados financieros: son los documentos contables de una organización que  muestran su situación financiera, su capacidad de pago, el resultado de las  operaciones obtenidas en un período determinado. Sirven para realizar un análisis con el cual se pueda interpretar las cifras que cada estado muestra. La fuente de información para la elaboración de los estados financieros proviene del saldo de las cuentas del balance general y de resultados.

 

 

“Los inventarios incluyen los bienes comprados y disponibles para su venta, como las mercancías compradas por un ente económico para luego vender a sus clientes, los terrenos y otros bienes raíces que se tienen para ser vendidos a terceros.

Tipos de inventarios

1. Inventario Intermitente. Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.

2. Inventario Final. Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.

3. Inventario Inicial. Corresponde al que se realiza al dar comienzos a las operaciones.

4. Inventario Físico. Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.

5. Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo. Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases: Manejo de inventarios (preparativos), Identificación, Instrucción y Adiestramiento.

6. Inventario en Tránsito. Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.

7. Inventario de Materia Prima. Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.

8. Inventario en Proceso. Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso.

9. Inventario en Consignación. Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor.

10. Inventario Mínimo. Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.

11. Inventario Disponible. Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.

12. Inventario en Línea. Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.

13. Inventario Agregado. Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.

14. Inventario de Previsión. Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.

15. Inventario de Mercaderías. Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta.

16. Inventario de Fluctuación. Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.

17. Inventario de Anticipación. Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción.

18. Inventario de Lote o de tamaño de lote. Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artículos adquiridos.

19. Inventarios Estacionales. Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente.

20. Inventario Intermitente. Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable.

21. Inventario Permanente. Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.

22. Inventario Cíclico. Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.

Razones por las cuales se requiere mantener inventario

• Reducir costos de pedir. Al pedir un lote de materias primas de un proveedor, se incurre en un costo para el procesamiento del pedido, el seguimiento de la orden y para la recepción de la compra en almacén. Al producir mayor cantidad de lotes, se mantendrán mayores inventarios, pero se harán menos pedidos durante un periodo determinado, y con ello se reducirán los costos anuales de pedir
• Reducir costos por material faltante. Al no tener material disponible en inventario para continuar con la producción o satisfacer la demanda del cliente, se incurren en costos. Entre ellos, las ventas perdidas, los clientes insatisfechos, costos por retrasar o parar producción. Para poder tener una protección para evitar faltantes, se puede mantener un inventario adicional, conocido como inventario de seguridad.
• Reducir costos de adquisición. En la compra de materiales, la adquisición de lotes más grandes pueden incrementar los costos de materias primas; sin embargo, los costos menores pueden reducirse debido a que se aplican descuentos por cantidad y a menor costo de flete y manejo de materiales. Para productos terminados, los tamaños de lote más grande incrementan los inventarios en proceso y de productos terminados; sin embargo, los costos unitarios promedio pudieran resultar inferiores debido a que los costos por maquinaria y tecnología se distribuyen sobre lotes más grandes.

 

Los asistentes de inventarios

El jefe de inventarios no solo es la figura de autoridad para todos los demás empleados en el área de almacenes, sino que también es en quien recaen labores relacionadas con la contratación, desarrollo, capacitación, resolución de conflictos, etc. tiene que ser una persona responsable, valga la redundancia, porque maneja materiales y equipos complejos, se encarga de su custodia y maneja dinero en la empresa.

El responsable de un almacén tiene que desarrollar sus conocimientos en su labor diaria. Ello implica conocer las técnicas almacenamiento, la elaboración y control de inventarios, conocimientos de contabilidad, de inglés técnico...

A continuación encontrarás una lista con las características necesarias para ser un buen responsable de un almacén y, más abajo, otra con las funciones y tareas que desempeña en su puesto de trabajo.

 

¿A qué se dedica un asistente de inventarios?

 

Esta persona suele trabajar directamente con el personal del área de almacenamiento o bodega, pues se encarga de llevar un seguimiento constante de los insumos que están en existencia, así como de aquellos que es necesario adquirir, reemplazar o agregar, principalmente. Puesto que la mayoría de las empresas cuentan con un jefe o gerente de almacenamiento, el asistente de inventarios se ubica bajo dicha posición, y trabaja mano a mano con el equipo de logística de la empresa. 

 

Aunque parezca un trabajo bastante sencillo, la verdad es que se trata de una posición fundamental en toda empresa que almacene grandes cantidades de productos, ya sea porque los comercializa o porque los ha adquirido para el óptimo desarrollo de sus actividades. Por ello, en diversas instituciones educativas y empresas dedicadas a la capacitación, se brindan cursos especializados para este tipo de plazas de trabajo. 

 

A continuación, te contaremos a detalle las principales funciones que realiza un asistente de inventarios.

 Funciones del asistente de inventarios

 

En general, las funciones que los profesionales de este rubro realizan consisten en: 

 

• Es el encargado de la recepción de materiales y equipos adquiridos por la empresa.
• Se encarga de la organización y codificación de todos los productos que se encuentran en el almacén, así como de aquellos previamente adquiridos para el desarrollo de actividades dentro de la empresa. 
• Lleva a cabo un control riguroso de todos los productos que son recibidos en la bodega. 
• Se encarga de la distribución de materiales y equipo que serán utilizados por el personal de la oficina. Para ello, se encarga de revisar que los bienes recibidos cumplan con las especificaciones de los requerimientos realizados.
• Asiste el levantamiento del inventario general de la empresa o institución.
• Autoriza el despacho de productos desde la bodega o almacén de la empresa. 
• Es responsable del resguardo del personal operativo de la bodega, en materia de seguridad física.
• Se encarga de reportar cualquier daño o anomalía existente en los insumos almacenados o en aquellos que se encuentran en funcionamiento y aún poseen garantía vigente. 

 

Principales habilidades y características del asistente de inventarios

 

Para llevar a cabo este tipo de trabajo, es necesario contar con diversas características, así como poseer algunas habilidades específicas. A continuación, te hablaremos sobre las más solicitadas por las empresas que buscan incorporar a su equipo un asistente de inventario. 

 

• Organización: esta característica es clave, pues, a pesar de hacer uso de diferentes métodos y herramientas para tener un control exacto de todo lo que se almacena en la bodega, ser organizado es fundamental. De lo contrario, será imposible poder cumplir eficazmente con las responsabilidades de este tipo de plaza.

• Responsabilidad: al ser un asistente de inventario, se adquieren diversas responsabilidades sobre el equipo y adquisiciones de la empresa, pues serás la persona encargada de velar por el óptimo almacenamiento de diversos insumos, así como quien garantiza que todos los artículos que se han adquirido, o que son vendidos, cumplen con los estándares de calidad esperados para los mismos. 

 

• Habilidad para procesos numéricos: es importante tener habilidad para llevar a cabo diferentes procesos numéricos, con el objetivo de llevar un control riguroso de todo lo que está inventariado. Además, podrás tener apoyo con programas informáticos que se basen en operaciones matemáticas, por lo que es necesario ser hábil con los números para desempeñar este trabajo. 

 

• Atención a los detalles: ser minucioso, detallista y exigente son cualidades muy valoradas en estas plazas, pues de ello depende el óptimo funcionamiento del almacén o bodega de la empresa. 

 

• Capacidad de trabajo en equipo: al laborar como asistente de inventarios tendrás que relacionarte con personal en cargos más altos, como jefes y gerentes, así como con auxiliares de bodega, el equipo de logística, colegas de otras unidades y demás miembros de la empresa. Por ello, es indispensable tener la capacidad para trabajar en equipo, fungiendo como apoyo, pero también delegando responsabilidades cada vez que sea posible.